让 AI 改稿最容易踩的坑，是上来就让它直接改：改完读起来顺了，但原稿里的关键数字、日期、承诺可能已经悄悄变了。靠谱的顺序是反过来的——先诊断，再逐处修订，最后逐项核事实。
第一步，把流程定死。直接告诉它按三步走：①先只出结构诊断，不动笔，指出核心诉求埋在哪、语气哪里失控、哪里重复；②再逐段修订，每处标注类别（结构/冗余/语气/事实保护）；③最后给一张事实核对表，把原文每个数字、日期、名称列出来，逐个确认改稿里还在。事实不许丢，也不许替你加原文没有的承诺。
第二步，先认清业务文稿常见的四种病：核心诉求被埋没，最重要的事写在第三段、前面全是寒暄；语气双标，对自家延期卑微让步、对付款却强硬施压，同一封信像两个人写的；结尾复读，最后一段把前面几件事又说一遍；没有行动项，读完不知道该谁、在什么时间、做什么决定。
第三步，看修订怎么分布。一封实跑的商务邮件一共改了 12 处：结构 4 处，补主题行、核心事项前置、几件事分条列明、末尾补明确行动项；冗余 3 处，删开场寒暄、删结尾重复段、合并两处致歉；语气 3 处，付款段去掉施压措辞、交付段去掉无底线让步、全篇统一为一种口吻；事实保护 2 处，延期原因原样保留、数字只统一书写格式、数值一字不动。想保留自己的口语习惯，就在第一步加一句：保留口语习惯和敬称，只统一自相矛盾的语气。
第四步，验收要能复现。实跑的那封邮件列了 20 个事实点逐个在改稿中命中验证，确认三句毛病话术已经消失。唯一看似“新增”的内容，是把原文既有的日期转写成待办，修订说明里必须明示来源。验收时重点就查这一类转写：日期、数字必须能在原文找到出处。长文档别一次吞两万字，分章交付诊断与修订，否则事实核对表会长到没人看。
最后划一条线：事实核对表是把出错概率压低的工具，不是免责书。对外文稿的数字与承诺，发送前还是由你终审。